WelcomeDesk sostituisce il registro cartaceo con una soluzione moderna e conforme al GDPR. I visitatori si registrano in autonomia da tablet, PC o totem; tu gestisci accessi, emergenze e report da una dashboard in tempo reale.
Due configurazioni pensate per flussi diversi. Stesso sistema, stessa dashboard, stessi dati: switchi da uno all'altro quando serve.
Sostituisci il registro cartaceo. Il visitatore si registra al desk da tablet, PC o totem; il referente interno riceve una notifica immediata.
Organizza eventi aziendali, fiere e convegni. Spedisci inviti, gestisci il check-in con QR personale e monitora i presenti in tempo reale.
Stesso flusso per reception ed eventi, con due modalità specifiche.
Si registra da tablet, PC o totem tramite un'interfaccia touch intuitiva.
Accetta la privacy, firma digitalmente e riceve il badge o fotografa il QR.
La persona interna riceve un'email con i dettagli della visita in pochi secondi.
All'uscita scansiona il QR o digita il nome per chiudere la visita.
Aggiungi gli invitati manualmente o via CSV, imposta data, sede e link pubblico.
Email di invito con dettagli, link pubblico e QR code personale per il check-in.
Il giorno dell'evento: QR check-in con fotocamera o registrazione in loco.
Dashboard live con invitati, presenti e assenti. Report CSV scaricabili.
Tutto quello che serve per rendere la reception un processo fluido, tracciato e sicuro.
Consenso e informativa personalizzabili, firma digitale, tutela della privacy dei visitatori.
Stampa badge su etichetta adesiva o QR sul telefono del visitatore. Funzione opzionale.
Il referente riceve un'email immediata con tutti i dettagli non appena il visitatore registra l'ingresso.
Visite in tempo reale, storico, export CSV, stampa lista presenti per emergenze.
Funziona su hardware standard. Zero installazione: basta un browser.
Gestisci più referenti, sedi e motivazioni di visita con regole dedicate.
WelcomeDesk è stato progettato con i principi di privacy-by-design: firma digitale, informative personalizzabili, retention configurabile dei dati, esportazione e cancellazione su richiesta.
Con WelcomeDesk abbiamo eliminato il registro cartaceo e dimezzato i tempi al desk nelle giornate di eventi e aperture al pubblico. La dashboard live è diventata uno strumento quotidiano della nostra segreteria.
No. WelcomeDesk è una web app: funziona da qualunque browser moderno su tablet, PC o totem. Non c'è nessun software da installare o aggiornare manualmente.
In genere meno di un giorno lavorativo. Configuriamo insieme a te informativa, referenti, email di notifica e layout di registrazione. La stampante badge è opzionale.
Sì, l'informativa è completamente personalizzabile per sede e per tipologia di visita. La firma digitale viene archiviata insieme al record del visitatore.
I dati sono ospitati su infrastruttura europea con cifratura in transito. La retention è configurabile: dopo N giorni i record sono anonimizzati o cancellati automaticamente.
Sì. La modalità Eventi è attivabile indipendentemente e permette di gestire inviti, check-in e report per fiere, convegni e open day.
Mettiamo a disposizione export CSV automatici e, su richiesta, integrazioni API per sincronizzare visite e presenze con i vostri sistemi HR o di controllo accessi.
Una dimostrazione guidata di 20 minuti, adattata alla tua struttura. Niente impegno, niente carta di credito: solo un caffè digitale e risposte concrete.
Ti contatteremo entro 24 ore lavorative.
